多面的機能支払交付金活動組織が開催する総会

新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、多面的機能支払交付金活動組織での総会の開催について、状況に応じた方法をご検討ください。

集会施設での総会を開催される場合は、部屋の定期的な換気、人との距離を置く、マスク着用など感染予防を徹底するとともに3密(密閉空間、密集場所、密接場面)を避けてください。

集団感染を防止するため、多くの方が集まらずに総会を行う方法として、「書面議決」や「委任状の活用」により議決する方法もあります。あくまで一例です。各組織の状況により、進め方などを検討してください。

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

1. 「総会開催(書面議決)のお知らせ」、「総会資料(議案)」、「書面表決書」を会員に配付する。
2. 会員から書面表決書を提出してもらう。
3. 集めた書面表決書を役員等で集計する。
4. 総会(書面議決)を開催する。
5. 必要に応じ「総会議事録」を作成する。
6. 「結果報告書」を作成し、会員に結果を回覧等でお知らせする。

会員から委任状の提出を受け、参加者を役員等のみとし、参加者の人数を最小限にとどめ、開催する方法です。

(注意)会則にて委任状の定めがある場合、委任状を活用して、実施できます。

1. 「総会開催のお知らせ」、「総会資料(議案)」を会員に配付する。
2. 会員から委任状を提出してもらう。
3. 総会を開催する。
4. 必要に応じ「総会議事録」を作成する。
5. 「結果報告書」を作成し、会員に結果を回覧等でお知らせする。

各組織の実情に合わせ、加工してお使いください。