○上郡町通話録音装置の管理及び運用に関する要綱
令和7年11月1日
訓令第15号
(目的)
第1条 この要綱は、住民サービスの向上、犯罪の防止、業務の公正かつ適正な執行の確保及び職員への不正な圧力の排除を図ることを目的として庁舎に設置する通話録音装置の管理及び運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 庁舎 町が管理する役場本庁舎、その他庁舎(これらの敷地その他設備を含む。)をいう。
(2) 通話録音装置 電話機での通話開始と同時又は通話中に、自動若しくは手動で通話内容を録音記録する装置をいう。
(3) 通話録音データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録された媒体をいう。以下同じ。)に保存された音声のデータをいう。
(4) 複製データ 通話録音データを電磁的記録媒体に複製したデータをいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 庁舎における通話録音装置の適正な管理及び運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、庁舎管理担当課長をもって充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の管理及び運用にあたり、必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
(通話録音装置の設置の公表)
第4条 管理責任者は、通話録音装置の設置及びその利用目的について、町公式ホームページに掲載する方法により公表するものとする。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び管理に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理取扱者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 職員は、取り扱い上知り得た通話記録に係る情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話録音装置の使用)
第6条 通話録音装置は、電話機での通話の開始とともに自動で通話内容等を録音し、又は記録するものとする。
(通話録音データの保存期間等)
第7条 通話録音データの保存期間は、通話録音装置により録音した日の属する月の翌月末とし、保存期間を経過した通話記録は消去するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、通話録音データを特定し、保存するものとする。
(1) 脅迫、恐喝又は不当要求行為に該当する場合であって、刑事事件に発展するおそれがあるときその他争訟に発展するおそれがあると認められるとき。
(2) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が録音データの保存が必要と認めるとき。
2 通話録音データは、記録されたときの状態で保存し、加工してはならない。
(複製データの作成及び保存期間)
第8条 複製データは、次に掲げる場合を除き作成してはならない。
(1) 法に基づき開示又は提供する場合
(2) その他管理責任者が第1条に定める目的の達成のため必要と認めた場合
2 複製データは、加工してはならない。
3 複製データを作成したときには、管理責任者は、第5条に定める適切な管理に努めなければならない。
4 複製データの保存期間は、その目的が達成された場合その他保有する必要がなくなった場合は、速やかに破棄しなければならない。この場合において、管理責任者は、破砕を行うなど通話内容が復元不可能な方法で破棄するものとする。
(通話録音データの開示等)
第9条 通話録音データの開示及び削除、利用並びに提供(以下「開示等」という。)については、法、上郡町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第4号)及び上郡町情報公開条例(平成11年条例第11号)及び上郡町情報公開条例施行規則(平成11年規則第12号)その他関係法令等に基づき実施するものとする。
2 町長は、開示等の請求があったときは、通話録音データだけでなく他の情報と照合するなど、個人情報の特定及び本人の確認について慎重な措置を講じるものとする。
(その他必要事項)
第10条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は庁舎管理担当課長が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年11月1日から施行する。