○上郡町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成21年2月25日
要綱第4号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、上郡町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第4号)及び上郡町電子計算処理及びデータ保護管理規程(平成13年規程第1号)に定めるもののほか、上郡町戸籍情報システム(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに住民課及びコンピューター室に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び戸籍関連事務を行うシステムをいう。なお、対象となる事務は別表のとおりとする。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで使用する入出力データをいう。
(3) 電磁的記録媒体 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、専用端末の運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び関連するシステムの状態を常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である町長に報告しなければならない。
3 戸籍事務管掌者に事故があるとき、又は戸籍事務管掌者が欠けたときは、あらかじめ戸籍事務管掌者が定めた者がその職務を代理する。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当の係長をもってこれに充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍専用端末は、来庁者からは業務処理内容が読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理をしてはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法で処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(電磁的記録媒体の管理)
第8条 保護管理者は、電磁的記録媒体を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な電磁的記録媒体は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等、これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 持ち運び可能な電磁的記録媒体の受払い及び管理については、名称、作成期日等、必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 電磁的記録媒体を破棄する場合は、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法で処分すること。
(4) クラウドサービスは、サービスを利用する形態であり戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできない。そのため戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、適切な電磁的記録媒体の管理と戸籍データの漏えいを防止することとする。また、認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認し、保護管理者は必要に応じて、戸籍情報システム事業者に確認することとする。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管するなど、これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等、必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄する場合は、焼却、裁断等の復元できない方法で処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写又は廃棄する場合は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へIDとパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバの利用履歴は常時記録し、保護管理者は必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から連絡を受けた場合は、直ちに対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに関して、操作者の業務処理範囲に限定した権限のIDとパスワードを設定し、付与するものとする。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急の保守作業時のみ許可し、IDとパスワードを付与するものとする。
3 戸籍データに関するアクセスの履歴は常時記録し、保護管理者は必要に応じて戸籍情報システム事業者に対し請求し、利用状況を確認するものとする。
(戸籍専用端末のアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍専用端末の取扱職員(以下「職員」という。)及び当該職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍専用端末を操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は職員にて実施する。
2 戸籍専用端末は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に操作してはならない。また、戸籍データを戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
3 戸籍専用端末のアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
4 職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、報告させることにより、状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
(機器及びソフト等の保管)
第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第16条 取扱責任者は、戸籍データ及び機密保持の重要性を職員に認識させるとともに、プライバシー保護に関する意識の高揚、並びにシステム安全対策の推進を図るため、職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の職員については、着任後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第17条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護にかかわる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、住民課において処理する。
附則
この要綱は、平成21年7月11日から施行する。
附則(令和5年3月10日告示第16号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年7月18日告示第76号)
(施行期日)
1 この告示は、令和6年9月6日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の上郡町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱の規定は、戸籍情報システムの更新後に適用し、戸籍情報システムの更新が終了するまでの間は、なお従前の例による。
別表(第2条関係)(戸籍事務及び関連事務)
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍事務 | 戸籍届出に関する事務 | 戸籍届出(出生・婚姻・離婚・死亡・転籍等)に関する受付、審査、登録、照合・決裁、保存、関係機関への通知等 |
戸籍謄本等の交付事務 | 交付請求の受付及び審査、交付決定、該当戸籍等の検索並びに証明書の作成、確認及び交付 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― | |
民刑事務 | ― | |
証明、通知等事務 | (1) 埋火葬許可証の発行 (2) 不在籍証明の発行 (3) 身分証明書の発行 (4) 要件具備証明書の発行 (5) 住民票記載事項通 (6) 相続税法第58条通知 |