○上郡町電子計算処理及びデータ保護管理規程
平成13年10月26日
規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、電子計算組織の適正な管理を確保し、情報の漏えい、滅失、き損等を防止する必要のあるものの保護及び管理に関し必要な事項を定め、もって電子計算処理の円滑な運営を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 定められた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子計算機の組織で町が管理するものをいう。
(2) 業務主管課 電子計算組織を利用する業務を所掌する課、室及び所(以下「課等」という。)をいう。
(3) データ 電子計算処理に係る入出力帳票又はパンチカード、マークカード、磁気フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスクその他の媒体に記録されているものをいう。
(4) ファイル 特定の目的に沿って集められ、同一媒体上に組織的に記録されたデータの集合をいう。
(5) 磁気ファイル ファイルのうち、磁気フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスク等媒体として磁性体を用いたものをいう。
(6) ドキュメント 電子計算機利用に係る文書で、システム設計書、プログラム仕様書、プログラムリスト、電子計算機操作手順書、コード一覧表、運用マニュアル等をいう。
(7) オペレーション 電子計算機操作手順書に基づき一連の処理を行うことをいう。
(8) 端末機 電子計算組織の中央処理装置に接続されたディスクプレイ及びプリンタのうち、中央処理装置設置室以外に置かれたものをいう。
(保護データの指定)
第3条 この規程において保護及び管理の対象とするデータ(以下「保護データ」という。)は、次条に定めるデータ保護管理者が業務主管課の長と協議し、その範囲を指定するものとする。
(1) 法令の規定により守秘義務を課せられているデータ
(2) 外部(本町以外のものをいう。以下同じ。)に知られることを適当としない個人、法人等に関するデータ
(3) 漏えいした場合、行政の信頼性を著しく阻害するおそれがあるデータ
(4) 滅失し、又はき損した場合、その復元が著しく困難となり、行政の円滑な執行を妨げるおそれのあるデータ
(データ保護管理者の設置)
第4条 データを的確に管理するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、副町長をもって充てる。
(データ保護担当者の設置)
第5条 保護管理者は、その事務の一部を処理させるため、データ保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。
2 保護担当者は、電子計算機担当課長をもって充てる。
(データ取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者は、業務主管課に係るデータを的確に管理するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、業務主管課の長をもって充てる。
(データ取扱者の設置)
第7条 保護担当者及び取扱責任者は、電子計算処理の円滑な運用とデータの的確な取り扱いを図るため、データ取扱者を置く。
(端末機取扱者の指定)
第8条 電子計算処理するもののうち、財務会計システム及び内部情報システムについては、保護管理者が端末機取扱者を指定し、各課長に財務会計等システム等端末機取扱者通知書(様式第5号)により業務主管課の長に通知することとする。
(データの保護及び管理のための委員会)
第9条 保護管理者は、データの適切な保護及び管理を推進するため必要と認める場合は、関係職員を構成員とする委員会を設け、これを随時開催するものとする。
(年間計画書)
第10条 業務主管課の長は、毎年3月までに、翌年度における電子計算処理を行う業務の年間電子計算処理計画書(様式第6号)を保護管理者に提出しなければならない。
(電子計算処理業務の追加及び変更)
第11条 新たに電子計算組織を利用して業務を行おうとする場合及び現に電子計算組織を利用して業務を行っているものを変更する場合は、取扱責任者又は利用責任者は、電子計算処理依頼書(様式第8号)を保護管理者に提出しなければならない。
(1) 新規及び大幅な変更の場合 電子計算組織を利用した業務を行う年度の3ヵ月前
(2) 簡易な変更の場合 電子処理組織を利用した業務を行う1ヵ月前
(入出力の帳票及び媒体の管理)
第14条 保護管理者は、データを記録している出力の帳票及び媒体の受け払い、保管その他管理については、出力帳票等送付台帳(様式第10号)に所要事項を記録し、その処理過程を明らかにすることにより、確認等適正な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者及び取扱責任者は、保護データを記録している磁気ファイルについて、事故その他重大な障害の発生に係る報告を受けたときは、速やかにその状況を調査し、必要な措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第16条 保護管理者は、ドキュメントのうち、外部に知られることを適当としないものを指定し、ドキュメント台帳(様式第13号)を整備し、所定の場所に保管する等の措置を講じなければならない。
2 前項の規定により指定を受けたドキュメントを外部に提示しようとする者は、保護管理者の承認を受けなければならない。
(電子計算機のオペレーションの管理)
第17条 保護担当者は、あらかじめ保護管理者へ提出した処理計画書に基づき、電子計算機のオペレーションを行うものとする。
2 保護データの処理に係る電子計算機のオペレーションは、保護管理者の指定を受けた者が複数で行う等十分な保護措置を講ずるものとする。
(端末機のオペレーションの管理)
第18条 端末機のオペレーションは、そのデータ取扱者が取扱責任者の指示を受けて行うものとする。
2 保護管理者は、端末機オペレーションについて、パスワードの設定等データ保護をするための必要な措置を講ずるものとする。
(運用時間)
第19条 端末機の利用できる時間は、午前8時30分から午後5時15分までとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、その限りでない。
(1) 取扱責任者がオンライン延長依頼書(様式第14号)により利用時間の延長を申し出て、保護担当者が必要と認めた場合
(2) 保護管理者及び保護担当者が電子計算組織の運用管理上、やむを得ないと認めた場合
(電子計算機室の入退出の管理)
第20条 保護管理者は、電子計算機室への関係職員以外の者の入室については、関係職員の立ち会い等、必要な措置を講ずるものとする。
(電子計算機室の保安設備)
第21条 保護管理者は、火災その他災害及び盗難に備え、電子計算機室及び磁気ファイル保管場所に必要な保安措置を講ずるものとする。
(事故発生時の対策及び措置)
第22条 保護管理者は、事故発生の場合の対策について、必要な事項を定め、その内容を職員に徹底するように努めなければならない。
2 保護管理者は、電子計算機室に重大な事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、電子計算組織被害状況調査票(様式第15号)に記録するとともに当該施設及び磁気ファイルの復旧のための措置を講じなければならない。
2 町長部局以外の課の長からデータの利用の申し出があった場合においては、前項の規定を準用する。
3 利用するデータに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報(住民基本台帳法第11条に規定する事項は除く。)を含む場合は、個人情報目的外利用の依頼を併せて行うものとする。
2 前項の規定によりデータを提供するときは、業務主管課の長は、データの内容、使用目的、提供方法、管理方法等について、データ提供を受ける者との間で覚書を取り交わさなければならない。
(業務の委託に伴うデータ保護の協議)
第25条 電子計算処理の業務の全部又は一部について、外部委託しようとするときは、外部委託しようとする業務主管課(以下「委託業務主管課」という。)の長は、当該委託に係るデータの保護に関し、あらかじめ保護管理者に協議しなければならない。
2 前項に規程する協議をするときは、委託業務主管課の長は、あらかじめ委託先のデータの保護管理に関する体制について、調査しなければならない。
(委託契約)
第26条 前条第1項の委託については、委託契約書により行わなければならない。
(1) データの秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) データの提示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 立入検査等の実施に関する事項
(7) 前各号の定めに違反した場合における契約解除及び違約金又は損害賠償に関する事項
(1) データの受け払い及び搬送に関する事項
(2) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項
(3) その他データ保護に関し必要な事項
(派遣要員等の契約書)
第27条 保護担当者は、電子計算処理に関し要員の派遣を受けるときは、必要に応じ委託先の責任者及び本人の双方から秘密保持等の適正な取り扱いに関する誓約書(様式第18号)を提出させるものとする。
(補則)
第28条 この規程の施行に関し必要な事項は、保護管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成13年11月1日から施行する。
(上郡町電子計算組織管理運営に関する規程の廃止)
2 上郡町電子計算組織管理運営に関する規程(昭和59年規程第2号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
(経過措置)
3 この規程の施行前に行われた事務の委託契約については、旧規程は、この規程の施行後もなおその効力を有する。
附則(平成14年3月15日規程第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月27日規程第3号)抄
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日規程第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月28日告示第95号)
(施行期日)
1 この告示は、令和4年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際、現に提出されている改正前の各告示の規定に基づいて提出されている様式(次項において「旧様式」という。)は、改正後の各告示の規定による様式とみなす。
3 この告示の施行の際、現にある旧様式については、当分の間、所要事項を調整して使用することができる。
附則(令和5年3月10日告示第16号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
