○上郡町文書取扱規程
平成11年4月1日
規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、事務の取扱いについて、必要な事項を定めることにより、行政事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、常に正確、迅速、丁寧に取扱い、事務の効率かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条に基づき制定するもの
(3) 告示 原則として法令の規定に基づき決定又は処分した事項を公示するもの
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(5) 訓令 所管の機関に対して発する命令で例規的なもの
(6) 通達 所属の機関又は職員に対して、事務処理上の方針、細目等を指示又は命令するもので例規的でないもの
(7) 指令 申請等に基づき特定の個人又は団体に対して許可等の行政行為をするもの
(8) 諮問 法令上定められた事項について一定の機関に対して意見を求めるもの
(9) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
(課長の責務)
第4条 課長は、当該課における文書が正確かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第5条 文書事務を円滑適正に行わせるため、課(上郡町事務分掌規則(昭和50年規則第4号)第2条に規定する課をいう。)に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、その課の庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、係長を置かない場合等については、課の職員から課長が命ずる。
3 課長は、文書取扱主任を命じたとき又はこれを変更したときは、速やかに文書管理主管課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の責務)
第6条 文書取扱主任は、上司の命を受けて次の掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(5) 行政手続に関する法令等の定める審査基準、処分基準等維持管理に関すること。
(6) 情報の公開事務に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書取扱主任会議)
第7条 文書管理主管課長は、文書事務の連絡調整を図るために必要があるときは、文書取扱主任会議を開催することができる。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、別に定めるものを除き、各年度ごとに別表第1に定める記号及び番号を付さなければならない。
2 番号は、1件ごとに会計年度による追順番号とし、毎年4月に更新する。ただし、同一種類の文書を一括発送するときは全部同一番号を用いることができる。
3 同一事案の往復文書は、完結するまで同一番号を用いる。この場合、「号」の文字に続けて「の1」、「の2」と枝番号を付けることができる。
4 庁内文書については、記号及び番号を省略又は「事務連絡」とすることができる。
(文書の受領)
第9条 町役場に到着した文書は、文書管理主管課において受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で、直接当該課に到達したものは、直接受領することができる。
(1) 文書は、次に掲げるものを除き、全て開封して主管課を決定し、配布すること。ただし、複数の課に関連する文書は、最も関係の深いと認める課に配布すること。
ア 親展文書
イ 見積書、入札書等開封が不適当と認められる文書
ウ 宛名が明示されている文書(課宛ての文書を含む。)
(2) 次に掲げる文書は、特殊文書受付簿に記入し、直ちに宛名のものに配布して、受領印をとらなければならない。ただし、イに掲げる文書については、到達年月日、時刻を記入して押印すること。
ア 特殊郵便のうち、書留扱い(現金書留を含む。)内容証明及び配達証明に係る文書
イ 訴訟、不服申立て、その他到達の日時が権利の得喪、変更にかかると認められる文書
(3) 普通文書を開封した際にその他金券が同封されている場合は、前号に準じた取扱いをしなければならない。
(文書の配布)
第11条 文書管理主管課で受領した文書は、原則として文書管理主管課に備え付けられた文書箱により配布する。
(受付文書の処理)
第12条 各課の職員は、前条の規定により配布を受けた文書若しくは直接受領した文書又は電子文書(電子メールによる文書も含む。)を文書管理システム(電子計算機により本町の文書事務を処理するシステムをいう。以下同じ。)により収受日等の必要な情報を登録し、文書番号を取得した後、電子決裁により主務係長、決定権者の課長、副町長及び町長の閲覧に供するものとする。
(他の課に関係のある収受文書)
第13条 他の課に関係のある収受文書は、文書管理システムに関係のある課等を登録し、電子決裁により速やかに供覧する。
(主務課長の指示)
第14条 主務課長は、配布を受けた文書の処理について、担当係長に処理方針等を指示し、次に掲げる文書収受票の記載事項を処理させなければならない。
(1) 供覧区分
(2) 件名
(3) 発信者名
(4) 保存年限
(5) 分類番号
(6) 公開・非公開の区分(非公開にあっては、その根拠及び理由)
(7) その他文書の処理についての指示
(事務の処理)
第15条 主務担当職員は、文書事務の処理を迅速に行うため、特に次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。
(2) 即日処理できるものは、即日処理すること。
(3) 調査、照会等を要するものは、直ちに行うこと。
(文書による事案の処理)
第16条 文書による事案の処理は、文書管理システムで起案し、電子決裁により行わなければならない。
(起案)
第17条 文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。
(1) 発信者名は、原則として町長又は町名を用いること。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合には、決裁権限の有する者の職及び氏名を用いることができる。
(2) 照会に対する回答文書の施行者名は、照会を受けた者の職氏名を用いること。
(3) 文案は、適法かつ適切な内容を具備し、十分な効果をあげられるようにすること。
(4) 文案には、内容のよくわかる標題をつけ、正しい用語用字を用いること。
(5) 文案の文体は、口語体とし常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)及び現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)により、その意思を的確かつ平易明確に表現すること。
(6) 必要により起案理由、根拠となる法令等の条項、予算関係等を記載すること。
(7) 関係書類を必要とするものは、その全文若しくはその要領を付記し、又はこれを添付すること。
(8) 起案文書には、決裁区分、件名、起案日、起案者、保存年限、分類番号、公開・非公開の区分等必要な事項を記載しなければならない。
(9) 収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。
(秘密文書の取扱い)
第18条 秘密を要する文書は、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後において、なお秘密を要する場合も同様とする。
(合議)
第19条 事案の施行が他の課に直接関係を有する文書は、当該関係課に合議しなければならない。
2 持ち回りの方法により起案文書を合議するときは、その説明することができる職員がこれにあたらなければならない。
3 合議する起案文書で重要なもの又は急を要するものは、主務係長又は課長が持ち回りしなければならない。
(合議を受けた場合の処置)
第20条 前条の規定により合議を受けた者は、直ちに同意又は不同意を決定しなければならない。
2 前項の場合において、合議事項について意見を異にするときは、主務課と協議し、なお意見が一致しないときは、直ちに上司に指示を受けなければならない。
(法規文書等の合議)
第21条 条例、規則その他法規に関する文書又は財務に関係ある文書は、副町長決裁の前に文書管理主管課に合議しなければならない。
(法規文書等の審査)
第22条 文書管理主管課は、前条の規定により合議を受けたときは、当該文書について必要な審査を行い、意見を付して上司の決裁の審議に供さなければならない。
(合議事項の廃止等による通知)
第23条 第20条第1項の規定により合議した後、合議事項を廃止し、又はその趣旨の重要な変更があったときは、主務課は、直ちにその旨を関係課に通知しなければならない。
(文書処理状況の明確化)
第24条 文書取扱主任は、文書経理簿及び文書発送簿により常に処理状況を明らかにしておかなければならない。
(公印の押印)
第25条 施行文書には、上郡町公印規程(昭和51年規程第7号)の定めによるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、公印を省略することができる。
2 前項の規定により公印を省略するもののうち、必要があると認めるときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
(発送)
第26条 文書の発送は文書管理主管課において即日行うものとする。
(文書の整理)
第28条 文書は、常に整理し重要なものは紛失、盗難等に対する予防を完全にしておかなければならない。
(文書の保管)
第29条 文書管理システムにより電子決裁した完結文書は、文書管理システムに保管する。
2 前項の規定による文書管理システムへの保存ができない完結文書は、主務課において文書管理システムに登録した文書保管目録に基づき、簿冊に編さんするものとする。
(文書の種別及び保存期間)
第30条 文書の種別及び保管期間は、法令その他別に定めのあるものを除くほか別表第2に定める期間を概ねの基本保存期間として保存しなければならない。
2 文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは翌年の1月1日から起算する。
(保管文書状況報告の義務)
第31条 文書管理主管課長は、文書の完結した日の属する年度の翌年5月末日までに、上郡町情報公開条例(平成11年条例第11号。以下「公開条例」という。)第17条に定める目録を作成し、町民等の閲覧に供さなければならない。ただし、暦年によるものは2月末日とする。
(文書の持ち出し等の禁止)
第32条 文書は、公務以外の目的で庁外に持ち出してはならない。
2 文書は、公開条例の規定による公開又は主務課長の承認を得ないで関係者以外のものに示し、若しくはその写しを交付してはならない。
(文書の保存)
第33条 保存文書は、別に定める文書保管票を作成し、文書保存箱に収納する。
2 文書保存箱に収納された保存文書のうち、保存年限の5年以上のものは文書管理主管課が書庫において保存する。ただし、戸籍、税情報が記載されている常に閲覧が必要な文書については、主務課が保存するものとする。
(書庫内の注意事項)
第34条 書庫内は、常に清潔、整頓を維持し、一切の火気を使用してはならない。
(文書の廃棄)
第35条 第33条に定める文書管理主管課が保存する文書については文書管理主管課長が、それ以外の文書については主務課長が、保存期間の満了した文書について、毎年定期的に別に定める手続により廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、保存期間が経過した文書であっても、主務課長が特に必要と認めるものは、さらに期間を定めて延長して保存することができる。
(廃棄上の注意事項)
第36条 廃棄する文書で機密に属するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却し又は裁断する等適切な処置をとらなければならない。
(歴史的文化的価値を有する文書の特例)
第36条の2 第35条第1項の規定にかかわらず、歴史的文化的価値を有すると認められる文書については、別に定めるところにより、保存するものとする。
(その他執行機関等の運用)
第37条 公開条例第2条第3号に定める町長以外の執行機関の文書取扱の運用については、行政事務上の文書管理及び情報公開を明確かつ円滑に行うため、本規程により運用するように努めなければならない。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成14年3月15日規程第4号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月27日規程第3号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。ただし、第3条及び第8条の規定は平成18年10月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月26日規程第1号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日規程第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年12月26日訓令第23号)
この訓令は、平成26年12月26日から施行する。
附則(平成28年3月14日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年9月1日訓令第9号)
この訓令は、平成29年9月1日から施行する。
附則(平成31年4月1日訓令第6号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年7月30日訓令第11号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年8月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に処理した文書は、なお従前の例による。
附則(令和4年3月31日訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年7月11日訓令第20号)
この訓令は、令和5年8月1日から施行する。
別表第1(第8条関係)
課名 | 記 |
企画広報課 | 上企 |
財政管理課 | 上財 |
総務課 | 上総 |
税務課 | 上税 |
住民課 | 上住 |
健康福祉課 | 上健 |
国保介護支援課 | 上国 |
地域振興課 | 上地 |
農林振興課 | 上農 |
建設課 | 上建 |
上下水道課 | 上下 |
会計課 | 上会 |
番号は、記の後に第○○号と付します。
別表第2(第30条関係)
文書保存年限表
保存期間 | 左欄の区分に属する文書 |
30年保存文書 | 1 条例、規則及び規程の制定又は廃棄に関する文書 2 通達に関するもので特に重要なもの 3 議案書等の町議会に関する文書で重要なもの 4 町政の総合計画及び重要施策に関する文書 5 諮問、答申等に関する文書で特に重要な文書 6 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で重要なもの 7 行政不服審査及び訴訟に関する文書で重要なもの 8 地方公営企業管理者、行政委員会の委員及び付属機関の委員の任免に関する文書 9 地方公営企業、行政委員会の委員及び付属機関に関する文書で重要なもの 10 町長、副町長及び会計管理者の事務引継書 11 職員の履歴書 12 職員の任免、身分及び賞罰に関する文書で重要なもの 13 職員の長期給付及び恩給に関する文書 14 叙位、叙勲及び褒章に関する文書 15 表彰に関する文書で重要なもの 16 予算及び決算に関する文書で特に重要なもの 17 契約に関する文書で特に重要なもの 18 財産の取得、管理及び処分に関する文書で特に重要な文書 19 工事完了完成図面等で特に重要なもの 20 渉外、交渉及び合意に関する文書で特に重要なもの 21 年報、統計書等統計に関する文書で特に重要なもの 22 町の廃置分合、境界変更及び字の区域等の変更に関する文書 23 町行政の沿革に関する文書で重要なもの 24 その他30年保存が必要と認められる文書 |
10年保存文書 | 1 重要な事業の計画及び実施に関する文書 2 諮問、答申等に関する文書で重要なもの 3 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの 4 行政不服審査及び訴訟に関する文書 5 表彰に関する文書 6 予算及び決算に関する文書で重要なもの 7 財産の取得、管理及び処分に関する文書で重要なもの 8 契約に関する文書で重要なもの 9 補助金及び貸付金に関する文書で重要なもの 10 行政委員会及び審議会等に関する文書 11 渉外、交渉及び合意に関する文書で重要なもの 12 年報、統計書等統計に関する文書で重要なもの 13 その他10年保存を必要と認める文書 |
5年保存文書 | 1 町議会に関する文書 2 事業の計画及び実施に関する文書 3 請願及び陳情に関する文書 4 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの 5 通知、申請、届出、進達等の文書で重要なもの 6 職員の任免、身分及び賞罰に関する文書 7 非常勤職員及び臨時職員の雇用に関する文書 8 表彰に関する文書 9 予算及び決算に関する文書 10 職員の給与に関する文書で重要なもの 11 町税その他各種公課に関する文書 12 補助金及び貸付金に関する文書 13 年報、統計書等の統計に関する文書 14 その他5年保存を必要と認める文書 |
3年保存文書 | 1 諮問、答申等に関する文書 2 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの 3 通知、申請、届出、進達等の文書 4 職員の給与に関する文書 5 出張命令に関する文書 6 復命書 7 予算及び決算に関する文書で軽易なもの 8 契約に関する文書 9 監査及び検査に関する文書 10 その他3年保存を必要と認める文書 |
1年保存文書 | 1 通知、照会、回答等に関する文書で軽易なもの 2 契約に関する文書で軽易なもの 3 復命書で軽易なもの 4 その他1年保存を必要と認める文書 |