○上郡町議会「町民と議会の意見交換会」実施要綱
令和5年9月29日
議会告示第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は、上郡町議会「町民と議会の意見交換会」(以下「意見交換会」という。)の開催に関し、意見交換会の開催の要請、意見交換会の議題及び開催場所等の詳細を定めるものとする。
(1) 意見交換会 議員及び町民が自由に情報及び意見を交換する場をいう。
(2) 団体等 自治会や、町内で活動している構成員10名以上の団体等(ただし、宗教、政治及び公益を害するおそれのある活動を目的とした団体等は除く。)をいう。
第2章 意見交換会前
(開催の周知)
第3条 議会は、意見交換会の開催を要請する団体等を増加させるため、上郡町議会ホームページ、議会だより、自主放送等を利用して周知に努めなければならない。
(開催の要請等)
第4条 団体等の代表者は、随時、議長に対し意見交換会の開催を要請できる。
2 議長は、団体の代表者から意見交換会申込書(様式第1号。以下「申込書」という。)により開催の要請があったときは、定例会及び各委員会等の議会活動に支障のない範囲において対応するものとする。
3 議員が意見交換会の開催を要請するときは、申込書を議長に提出するものとする。
4 団体等の代表者は、意見交換会当日の参加者(以下「参加者」という。)を10人以上確保するよう努めなければならない。
(議題)
第5条 団体等及び議員は、あらかじめ会議の議題を定めて意見交換会の開催を要請するものとする。なお、議題は開催を要請する者が独自に設定できるが、おおむね次に掲げる事項とする。
(1) 町政に関する事項
(2) 団体等が議会と意見交換を希望する事項
(事前協議)
第6条 団体等から意見交換会の申込書の提出があったときは、議長は、すみやかに議会運営委員会(以下「委員会」という。)に報告するものとする。
2 委員会は、議題と内容を確認し、意見交換会を開催するか文書回答とするかを決定する。
3 議長は、前項の決定事項を全員協議会の了承を得たうえで、団体等に通知するものとする。
(開催場所及び日時)
第7条 意見交換会の開催場所は、単位自治会の公民館及び役場等、団体等の意向及び参加人数等を考慮して選定する。
(役割分担等)
第8条 意見交換会当日の役割分担は、団体等の代表者と協議のうえ委員会で協議し決定する。
第3章 意見交換会当日
(出席議員)
第9条 意見交換会に出席する議員(以下「出席議員」という。)は、全議員又は各常任委員会において決定した議員とする。
(開催時間)
第10条 意見交換会の開催時間は、原則として、2時間を目途とする。ただし、参加者の発言時間を十分確保することに配慮する。
第11条 意見交換会の次第は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 開会宣言
(2) 議長挨拶(趣旨説明)
(3) 出席者の紹介
(4) 注意事項
(5) 情報及び意見の交換
(司会者及び記録者)
第12条 司会者は、意見交換会が円滑に進行するよう努める。
2 記録者は、発言者の発言等を記録(要点筆記又は音声録音等)する。
(発言)
第13条 出席議員は、意見交換会の趣旨を尊重し、参加者の発言を妨げないように配慮しなければならない。
2 出席議員は、事実に基づいた発言をしなければならない。
第4章 意見交換会後
(報告書の提出)
第14条 意見交換会の記録者は、意見交換会終了後、原則として2週間以内に意見交換会実施報告書(様式第2号)を作成し、議長に提出しなければならない。
2 議長は、意見交換会実施報告書を上郡町議会ホームページにおいて公開するものとする。
(意見等への対応)
第15条 議長は、意見交換会で出された意見、要望等に関して対応する必要があると判断したときは、委員会で協議し、適切に対応するものとする。
2 前項に規定する対応内容は、上郡町議会ホームページにおいて公開する。
(庶務)
第16条 意見交換会の庶務は、議員自らが処理するものとする。
(その他)
第17条 この要綱に定めるもののほか、意見交換会の運営に関して必要な事項は委員会が定める。
附則
この告示は、令和5年10月1日から施行する。
