○上郡町議会事務局規程
平成11年7月1日
議会規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、上郡町議会事務局設置条例(昭和33年条例第12号)の規定により上郡町議会事務局(以下「事務局」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。
(組織)
第2条 事務局に次の係を置く。
事務係
議事係
第3条 係の事務分掌は、次のとおりとする。
事務係
(1) 公印の保管に関すること。
(2) 文書の収受、発送、編纂及び保存に関すること。
(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(4) 職員の人事、給与、服務に関すること。
(5) 議長会に関すること。
(6) 議員名簿、委員名簿及び職員名簿並びに履歴簿の整備に関すること。
(7) 議員の出欠席に関すること。
(8) 予算の経理及び物品の出納に関すること。
(9) 官公署、団体等の連絡に関すること。
(10) 議会関係条例、規則等の制定並びに改廃に関すること。
(11) 慶弔に関すること。
(12) 議員の公務災害に関すること。
(13) 議員共済会及び互助会に関すること。
(14) 議会事務局職員協議会、その他系統協議会に関すること。
(15) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。
(16) その他庶務に関すること。
議事係
(1) 議事日程及び諸報告に関すること。
(2) 議案、請願、陳情、決議及び意見書等に関すること。
(3) 議会の本会議に関すること。
(4) 会議録、その他会議記録の調整保管に関すること。
(5) 会議の傍聴人に関すること。
(6) 各常任委員会に関すること。
(7) 議会運営委員会に関すること。
(8) 特別委員会に関すること。
(9) 公聴会に関すること。
(10) 議場、その他会議室の管理に関すること。
(11) 図書の整備、管理に関すること。
(12) 議案の審議に必要な資料の調整に関すること。
(13) 議員に関する調査、情報の収集、整理に関すること。
(14) 法令の調整、研究に関すること。
(15) 議会の広報に関すること。
(16) 議会における選挙に関すること。
(臨時の分掌事務)
第4条 局長において必要があると認めるときは、前条の規定にかかわらず、臨時に事務分掌を定めることができる。
(職及び職務)
第5条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)を係に係長を置く。
2 局長は、議長の命を受け事務局の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。
3 事務局の組織に次の各号に掲げる職員を置くことができる。
(1) 主査
(2) 主事
(3) 非常勤職員
(職務代理)
第6条 局長に事故あるときは、上席の係長がその職務を代理する。
(決裁)
第7条 議会の事務は、議長が決裁する。
(専決事項)
第8条 次に掲げる事項は、局長において専決することができる。
(1) 議員及び職員の諸給与等に関すること。
(2) 職員の休暇に関すること。
(3) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(4) 物品の購入及び予算経理に関すること。
(5) 職員の職務に専念する義務の免除に関すること。
(6) 諸証明に関すること。
(7) その他軽易な事項の処理に関すること。
(代理決裁)
第9条 局長不在のときは、席次に従い上席の係長が局長の事務を代理決裁する。
(後閲)
第10条 代理決裁した事務は、軽易なものを除き代理決裁において後閲の標示をし取扱者は、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
(文書の収受並びに配付)
第11条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、すべて次の各号により収受配付しなければならない。
(1) 一般文書は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、文書収受簿に記載し、局長の査閲を受けなければならない。
(2) 親展文書は、封のまま親展文書配付簿に記載して、その名宛人に配付しその受領印を受けなければならない。
2 口頭又は電話によって受理した事項は、その受領を口頭(電話)処理票に記録し、処理しなければならない。
3 請願、陳情及び議案関係文書は、文書の余白に受付印を押し、請願・陳情処理簿に記載し、処理しなければならない。
(公印の押捺)
第12条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。
(完結文書の編さん保存)
第13条 完結した文書は、索引を付し、編さん製本のうえ文書保存簿に登載して事務局長の検閲を受け書庫に保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第14条 文書の保存年限は、その性質により次の4種とする。
永久
10年
5年
3年
(保存文書の持出禁止)
第15条 保存文書は、局外に持ち出してはならない。ただし、局長の承認を受けた場合にはこの限りでない。
(文書の廃棄)
第16条 保存年限を経過した文書の廃棄は、廃棄簿に登載し、毎年1回これを行う。
2 前項の文書であっても、局長において特に引続き保存の必要があると認めるものは、更に保存年限を延長することができる。
(局長への委任)
第17条 前4条に規定するもののほか、文書の編さん及び保存に関し必要な事項は、別に定める。
(勤務時間)
第18条 職員の勤務時間、週休日及び休日については、町長部局の職員の例による。
(出勤簿の押印並びに遅刻、早退の届出)
第19条 職員が登庁したときは、出勤簿に自ら印を押さなければならない。
2 職員は疾病その他の理由により、出勤時刻に出勤できないとき、又は勤務時間中に早退しようとするときは、諸願届処理簿により局長に届出なければならない。
(欠勤の届出)
第20条 病気その他事故のために欠勤しようとする者は諸願届処理簿により、局長に届け出なければならない。
(文書の発表)
第21条 文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は謄写させてはならない。
(出張命令)
第22条 職員の出張は、出張命令簿をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は、直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。
(上郡町の処務規程の準用)
第23条 この規程に定めるもののほか、事務の処理及び服務については、上郡町役場処務規程(昭和42年上郡町規程第1号)を準用する。
附則
この規程は、平成11年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月15日議会規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月16日議会規程第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。